Pauschalspesen: Planungserleichterung oder Steuerrisiko?

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Pauschalspesen: Planungserleichterung oder Steuerrisiko?

Das Bundesgericht hat sich erstmals zur steuerlichen Behandlung von ausserreglementarischen Pauschalspesen geäussert. Unternehmen, die geschäftsmässig nicht begründete Spesenpauschalen entrichten, droht das Steuerrisiko einer Gewinnaufrechnung.

Am 20. Oktober 2020 hat das Bundesgericht einen Entscheid betreffend die steuerliche Behandlung von ausserreglementarischen Pauschalspesen getroffen. In seinem Entscheid (2C_316/2020) äusserte sich das Bundesgericht erstmals ausführlich dazu, ab wann es sich bei Spesenpauschalen um einen geschäftsmässig begründeten Aufwand handelt.

Pauschalspesen für Aussendienstmitarbeiter

Vom Bundesgericht zu beurteilen war die Ausrichtung von Pauschalspesen in der Höhe von 20 Prozent in den Steuerperioden 2012 bis 2015 durch einen Zuger Versicherungsvermittler. In der Veranlagungsverfügung vom 3. November 2017 für die Steuerperioden 2012 bis 2015 beanstandete die Steuerverwaltung des Kanton Zug unter anderem die Höhe der Pauschalspesen, die an Aussendienstmitarbeiter des Unternehmens ausgerichtet wurden. Lediglich die Hälfte der Auslagen wurden von den Behörden als geschäftsmässig begründeter Aufwand betrachtet. Der Restbetrag von insgesamt CHF 234'000 wurde als steuerbarer Gewinn des Versicherungsvermittlers qualifiziert. Sowohl die gegen diese Einschätzung erhobene Einsprache als auch der Rekurs an das kantonale Verwaltungsgericht blieben ohne Erfolg. Die Instanzen bemängelten das Fehlen eines behördlich genehmigten Spesenreglements und eines Nachweises der wirtschaftlichen Begründetheit der Spesen. Das betroffene Unternehmen beantragte schliesslich vor Bundesgericht von der Aufrechnung der Spesenpauschalen abzusehen.

Begriff der Spesen

Weil das Steuerrecht keine eigenständige Begriffsdefinition der Spesen kennt, wird an die arbeitsrechtliche Definition angeknüpft. Im Arbeitsrecht müssen nur die Kosten eines konkreten Einsatzes eines Arbeitnehmers entschädigt werden, weshalb auch nur diese Auslagen Gegenstand des steuerrechtlichen Spesenersatzes sein können. Bei Spesen handelt es sich demnach um Kosten, die für einen Arbeitseinsatz, der im Namen und Auftrag des Arbeitgebers ausgeführt wird, anfallen und die der unselbstständige Arbeitnehmer zuerst selbst begleicht. Erst in einem zweiten Schritt werden die Auslagen durch den Arbeitgeber entschädigt.

Pauschalspesen müssen geschäftsmässig begründet sein

Nur wenn Pauschalspesen geschäftsmässig begründet sind, können sie vom steuerbaren Gewinn in Abzug gebracht werden. Aufwände, die geschäftsmässig nicht begründet sind, werden zum Unternehmensgewinn hinzugerechnet. Ein Aufwand ist nach der bundesgerichtlichen Rechtsprechung dann geschäftsmässig begründet, wenn er betriebswirtschaftlich in guten Treuen zum Kreis der Unkosten gerechnet werden kann. Die geschäftsmässige Begründetheit ist zu vermuten, wenn eine Aufwandposition oder Investition in einem unmittelbaren und direkten organischen Zusammenhang mit der betrieblichen Leistungserstellung steht. Auch Spesenpauschalen fallen unter den Begriff der geschäftsmässigen Begründetheit, solange sie auf einer konkreten Gegenleistung des Arbeitnehmers beruhen bzw. nicht gänzlich unentgeltlich erfolgen. Das Bundesgericht unterscheidet in dieser Hinsicht zwei Kategorien.

Nähe des Arbeitnehmers zur Gesellschaft entscheidend

Das Bundesgericht differenziert zwischen der Gesellschaft nahe- und fernstehenden Arbeitnehmern. Als nahestehende Arbeitnehmer sind Anteilsinhaber des Unternehmens und diesen nahestehende Personen zu betrachten. Bei nahestehenden Arbeitnehmern greift die Vermutung der geschäftsmässigen Begründetheit von Spesenpauschalen nicht. Vielmehr obliegt der betroffenen Gesellschaft die Aufgabe nachzuweisen, dass die nahestehenden Arbeitnehmer eine konkrete, den Pauschalspesen gegenüberstehende Einzelleistung erbracht haben. Im obigen Fall konnte das betroffene Unternehmen keine stichhaltige Begründung vorweisen, weswegen der steuerbare Gewinn um den zu viel verbuchten Aufwand von CHF 234'000 aufgerechnet wurde.

Tipps für Unternehmer

Unternehmer und Firmeninhaber, die keine steuerlichen Risiken eingehen wollen, sind gut damit beraten ein behördlich genehmigtes Spesenreglement zu erstellen. Als problematisch erweist sich in der Praxis allerdings, dass derartige Reglemente in manchen Kantonen erst ab einer gewissen Unternehmensgrösse akzeptiert werden. Gesellschaften, die das entsprechende Kriterium nicht erfüllen, haben die Möglichkeiten, eine saubere Dokumentation der Arbeitsleistungen zu erstellen oder auf die Ausrichtung von Pauschalspesen zu verzichten und die einzelnen Einsätze rückzuvergüten.

Quelle: Bucher Tax: https://www.bucher-tax.ch/2021/04/28/steuerrisiko-pauschalspesen/ (10. Mai 2021)

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