Der elektronische Geschäftsverkehr

Wie in den meisten anderen Bereichen ist auch der Geschäftsverkehr im vollen Wandel der Digitalisierung. Dabei ist die Authentizität von Dokumenten von grosser Bedeutung. Damit diese gewährleistet ist, bedarf es aber nicht zwingend der digitalen Signatur.

Einzahlungsschein

 

Nachweis der Authentizität

Daten, welche für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerabzug von Bedeutung sind, bedürfen für ihre Verwendbarkeit der Authentizität. Es muss also der Nachweis des Ursprungs sowie der Unveränderlichkeit gelingen. Dies gilt für alle Dokumente, egal ob sie physisch oder digital vorliegen. Bei digitalen Dokumenten kann dieser Nachweise am besten durch die digitale Signatur erbracht werden, da diese das höchst mögliche Beweismass bietet. Aufgrund der Beweismittelfreiheit kann dieser Nachweis aber auch auf andere Weise erfolgen. Dabei muss es nur gelingen, die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung gemäss Art. 957a OR nachzuweisen. Dazu gehören gemäss Absatz 2 namentlich:

1. die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte;
2. der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge;
3. die Klarheit;
4. die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens;
5. die Nachprüfbarkeit

Sowohl die reguläre Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung sowie elektronische Rechnung müssen das gleiche Beweismass erfüllen um den Grundsätzen der ordnungsgemässen Buchführung zu genügen.

Archivierung

Bei der Archivierung ist man ebenfalls in der Ausgestaltung frei. Geschäftsbücher und Buchungsbelege können sowohl physisch auf Papier, elektronisch oder auf eine vergleichbare Weise aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass die Bestimmungen nach Art. 958 f. OR eingehalten werden. Demnach ist es erforderlich, dass die Geschäftsbücher und Buchungsbelege die Übereinstimmung mit den zugrundeliegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleisten.

 

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