Wie verrechnet man Spesen weiter? – Teil 1: Die Mehrwertsteuer

Sollen Spesen wie Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung dem Kunden weiterverrechnet werden, gilt es einige Punkte zu beachten. Wir zeigen Ihnen in dieser Beitragsserie, welche Möglichkeiten Sie dabei haben. Heute erläutern wir Ihnen die Grundsätze der Mehrwertsteuer.

Je nach Berufsfeld können Personen in ihrer Arbeitstätigkeit oft unterwegs sein. Berater etwa reisen sehr häufig zu ihren Kunden. Dadurch fallen Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung an. Selbstverständlich möchte man nicht auf den Kosten sitzen bleiben, die in Ausübung der Arbeit angefallen sind. Sie sind ein nötiger Teil der erbrachten Leistung und müssen ebenfalls weiterverrechnet werden. Schliesslich ist die Erbringung der Dienstleistung für den Kunden ohne diese meist gar nicht möglich. Doch oftmals ist nicht klar, wie Spesen weiterverrechnet werden sollen. Besonders der Umgang mit der Mehrwertsteuer kann Mühe bereiten: Sind Spesen überhaupt mehrwertsteuerpflichtig? Muss die selber bezahlte Mehrwertsteuer von der Kundenrechnung abgezogen werden oder wird sie aufgeschlagen? Welcher Steuersatz muss gewählt werden? Wie verhält es sich mit Kosten, die im Ausland angefallen sind?

Diese und andere Fragen beantworten wir Ihnen in unserer Beitragsserie «Wie verrechnet man Spesen weiter?». In diesem Beitrag gehen wir auf die Grundzüge der Mehrwertsteuer ein.

Grundsätzliches zur Mehrwertsteuer

Mit der Mehrwertsteuer werden gegen Entgelt erbrachte Leistungen, welche von steuerpflichtigen Personen in der Schweiz erbracht werden, besteuert. Für die meisten Waren und Dienstleistungen gilt heute ein Mehrwertsteuersatz von 7.7 %. Zum reduzierten Satz von 2.5 % werden Güter des alltäglichen Gebrauchs wie Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Medikamente besteuert. Dazwischen liegt der Sondersatz von 3.7 %, welcher für Übernachtungen inkl. Frühstück gilt. Art. 21 MWSTG hingegen regelt, welche Leistungen nicht der Mehrwertsteuer unterliegen. Dies sind vor allem Spitalbehandlungen, Leistungen von Ärzten, Leistungen der Sozialhilfe, Erziehung und Bildung, Theater- und Filmvorführungen, Umsätze im Bereich des Geld- und Kapitalverkehrs, Lotterieumsätze und die Veräusserung von Erzeugnissen der Landwirtschaft, Forstwirtschaft usw. Die Gründe für die Steuerbefreiung sind hier sozialpolitischer oder ökonomischer Natur. Wo aber keine Mehrwertsteuer erhoben wird, kann diese aber auch nicht als Vorsteuer abgezogen werden, weshalb das Gesetz in den meisten Fällen eine freiwillige Unterwerfung erlaubt.

Wie eingangs erwähnt, werden nur gegen Entgelt erbrachte Leistungen von der Mehrwertsteuer erfasst. Zum Entgelt gehören gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung aber auch folgende Auslagen:

«Zum Entgelt gehört der Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden. Dies können beispielsweise sein:
– Auslagen für Reisen, Verpflegung, Unterkunft, usw., selbst wenn diese im Ausland angefallen sind»

Damit ist also klar, dass auch Spesen der Mehrwertsteuer unterliegen. Sie müssen also mit dem für die jeweilige Leistung geltenden Mehrwertsteuersatz weiterverrechnet werden müssen. Wie dies aussehen kann, zeigen wir Ihnen im nächsten Beitrag unserer Beitragsserie «Wie verrechnet man Spesen weiter?»

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