Wie verrechnet man Spesen weiter? – Teil 2: Welchen MWST-Satz verrechne ich weiter?

Sollen Spesen wie Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung dem Kunden weiterverrechnet werden, gilt es einige Punkte zu beachten. Im letzten Beitrag haben wir Ihnen erklärt, dass auch Spesen der Mehrwertsteuer unterliegen. Im heutigen Teil der Beitragsserie zeigen wir Ihnen, welchen Mehrwertsteuersatz Sie bei der Weiterverrechnung der Kosten an Ihre Kunden aufschlagen müssen.

Gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung unterliegen auch Spesen der Mehrwertsteuer, da sie ebenfalls Teil des Entgelts für die erbrachte Leistung sind. Somit müssen auch sie immer mit dem für die jeweilige Leistung geltenden Mehrwertsteuersatz weiterverrechnet werden.

Da Spesen in den allermeisten Fällen im Bereich Dienstleistungen anfallen, für welche in den meisten Fällen ein Mehrwertsteuersatz von 7.7 % gilt, bedeutet das, dass bei der Weiterverrechnung auf sie ein Aufschlag von 7.7 % MWST verrechnet werden muss. Es spielt dabei keine Rolle, welcher Mehrwertsteuersatz (7.7 %, 2.5 % oder 3.7 %) selber bezahlt wurde.

Ein Beispiel: Ein Unternehmensberater reist von Zürich nach Genf, muss dort übernachten (inkl. Frühstück), isst zu Mittag und reist am Abend wieder zurück nach Zürich. Er hat folgende Kosten: 88 Fr. für den Zug, 150 Fr. für das Hotel inkl. Frühstück und 12 Fr. für ein Sandwich mit Getränk vom Supermarkt. Die Kosten für den Zug unterliegen einem Satz von 7.7 %, die Übernachtung mit Frühstück 3.7 % und das Sandwich mit Getränk einem Satz von 2.5 %. Da die Dienstleistungen des Beraters einem Mehrwertsteuersatz von 7.7 % unterliegen, muss er bei der Weiterverrechnung an den Kunden 7.7 % MWST auf alle Beträge aufschlagen, unabhängig davon, ob er selber einen anderen Satz bezahlt hat.

Anders sieht es hingegen bei Leistungen aus, die nicht dem Satz von 7.7 % oder gar nicht der Mehrwertsteuer unterliegen (Art. 21 MWSTG). So sind beispielsweise Heilbehandlungen eines Arztes gemäss Art. 21 Abs. 2 Ziff. 3 MWSTG nicht mehrwertsteuerpflichtig. Ärztliche Spesenvergütungen für die Auslagen von effektiven Kosten unterliegen damit auch nicht der Mehrwertsteuerpflicht, sofern sie im direkten Zusammenhang mit der Leistung stehen, die der Kunde empfängt. Muss ein Schweizer Arzt etwa nach Ägypten fliegen, um dort seinen Patienten zu behandeln, unterliegen diese Kosten nicht der Mehrwertsteuer.

Im nächsten Beitrag unserer Beitragsserie «Wie verrechnet man Spesen weiter?» zeigen wir Ihnen auf, welche Möglichkeiten Sie trotz dem vorgegebenen Mehrwertsteuersatz bei der Weiterverrechnung haben.

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