Obbligo di conservazione dei documenti contabili in Svizzera 2024

La trasformazione digitale sta avendo un profondo impatto sulla vita aziendale, non da ultimo sul modo in cui le aziende conservano i propri documenti contabili. Questo articolo evidenzia i requisiti legali in Svizzera in materia di conservazione dei documenti contabili e sottolinea le differenze tra i diversi tipi di documenti.

Quadro giuridico

La conservazione dei documenti contabili in Svizzera, disciplinata dall'art. 958f CO, è un elemento centrale dell'attività imprenditoriale. L'obbligo di conservazione per dieci anni (dopo la fine dell'esercizio finanziario) dei libri contabili, dei documenti contabili, delle relazioni annuali e delle relazioni di revisione garantisce la tracciabilità e l'integrità dei documenti finanziari. Si tratta di un aspetto cruciale per le verifiche fiscali, le controversie legali e l'amministrazione aziendale, che sottolinea la necessità di disporre di documenti finanziari accurati e precisi.

Differenziazione dell'obbligo di conservazione

I requisiti legali in Svizzera distinguono tra la conservazione dei rapporti commerciali e di revisione su carta e la gestione più flessibile dei libri contabili e dei buoni contabili.

• Ai sensi dell'art. 958f comma 2 CO, le relazioni annuali e di revisione devono essere conservate per iscritto e firmate dalle persone responsabili.
• Ai sensi dell'art. 958f cpv. 3 CO, i libri contabili e i documenti contabili possono essere conservati su carta, in formato elettronico o in modo analogo.

Archiviazione digitale

Tuttavia, l'archiviazione digitale dei libri contabili presenta alcuni requisiti. Secondo l'art. 3 del GeBüV, è necessario garantire che non possano essere apportate modifiche senza che ciò sia verificabile. Non è quindi sufficiente archiviare una fattura come documento Word.

Vettori di informazioni

Secondo la legge, per l'archiviazione sono necessari i seguenti supporti di informazione inalterabili e modificabili:

Formati inalterabili: comprendono carta, supporti di immagini e supporti di dati inalterabili.

Supporti modificabili: i supporti o file sono considerati modificabili e quindi inammissibili se le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che la modifica o la cancellazione sia verificabile sul supporto di dati.

I supporti informatici sono comunque autorizzati se si applicano i seguenti punti:

1. procedure tecniche che garantiscano l'integrità delle informazioni memorizzate
2. l'ora in cui le informazioni sono state memorizzate può essere verificata senza falsificazioni, ad esempio mediante una marcatura temporale
3. siano rispettate le altre norme sull'utilizzo delle procedure tecniche in questione in vigore al momento dell'archiviazione
4. i processi e le procedure per il loro utilizzo sono definiti e documentati e sono conservate anche le informazioni ausiliarie corrispondenti (come i protocolli e i file di log).

Conclusioni

In conclusione, si può affermare che anche l'archiviazione dei documenti contabili è influenzata dalla digitalizzazione.

I rapporti commerciali e di revisione devono ancora essere archiviati per iscritto. I libri contabili e le ricevute possono essere archiviati elettronicamente, ma si consiglia di discuterne con un partner digitale al fine di rispettare i requisiti legali.