Nonostante tutti gli sforzi dedicati alla digitalizzazione, le ricevute dei ristoranti, i biglietti dei parcheggi, i biglietti ferroviari, le fatture degli alberghi e altre ricevute continuano ad accompagnarci in forma cartacea. Attualmente, le spese vengono registrate elettronicamente in molti luoghi, ma questo risolve solo in parte il problema. Infatti l’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) richiede la conservazione dei documenti originali. Il rimborso delle spese rimane quindi un processo impegnativo e soggetto ad errori.
Un regolamento sulle spese approvato dalle autorità fiscali può tuttavia semplificare notevolmente questo processo e contribuire a ridurre gli oneri amministrativi delle imprese. A tale proposito, le spese ricorrenti del personale – come il pranzo per gli impiegati che lavorano all’esterno dell’azienda – non devono essere contabilizzate individualmente, controllate dall’ufficio contabilità e trasferite nel conteggio degli stipendi comportando una spesa amministrativa non indifferente per il datore di lavoro. Il dipendente, invece, deve fare i conti con accertamenti e, se necessario, compensazioni da parte delle autorità fiscali. I datori di lavoro possono emanare le proprie disposizioni riguardanti le spese, purché siano in linea con il regolamento approvato dall’autorità fiscale locale basato sui seguenti principi:
- Nel conteggio dei salari, alla cifra 15 è aggiunta la nota di approvazione “Regolamento delle spese approvato dal Cantone X il (data)”.
- In caso di rimborso effettivo delle spese, l’importo non deve essere indicato nel foglio paga.
- I rimborsi spese previsti dalla normativa sulle spese vengono riconosciuti ai fini fiscali come rimborso spese.
- Il riconoscimento da parte dell’autorità cantonale del luogo presso il datore di lavoro vale anche per gli altri cantoni.
- La dichiarazione d’uso per i dipendenti in relazione alla retribuzione forfettaria ricevuta non è più necessaria.
La negoziazione delle spese forfettarie è un altro motivo per cui le aziende decidono di sottoporre le proprie normative sulle spese all’autorità fiscale per l’approvazione. In assenza di autorizzazione, i dipendenti interessati devono aspettarsi che le spese forfettarie pagate siano esaminate criticamente dalle autorità fiscali nell’ambito dell’accertamento fiscale individuale e di norma compensate come componenti salariali. Tali compensazioni possono essere evitate se il regolamento sulle spese dell’azienda nel suo complesso viene verificato e approvato dall’autorità fiscale del cantone di domicilio.
Le autorità fiscali raccomandano che i dirigenti e i venditori, nel corso della loro attività di rappresentanza, acquisizione e mantenimento dei rapporti con la clientela, registrino un controllo spese forfettario in un regolamento spese aggiuntivo. La ragione di questa regola è che i documenti giustificativi di tali spese di rappresentanza e di altre spese minori sono difficili da ottenere. L’amministrazione fiscale accetta pertanto che a questa categoria di persone venga versata una compensazione forfettaria.
L’importo di questa compensazione forfettaria dipende da vari fattori. Fattori determinanti sono il livello salariale, gli impegni di rappresentanza, i viaggi nazionali o internazionali e il settore industriale. Come indicazione le spese forfettarie non devono superare il 3,5-4,5% dello stipendio target.
Le autorità fiscali considerano l’approvazione del regolamento spese come un servizio volontario. Per questo motivo, si presume che il datore di lavoro in questione impieghi almeno 10 persone aventi diritto alle spese. Inoltre, è in parte necessario che sia disponibile il (primo) bilancio annuale.
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