Die digitale Transformation hat tiefgreifende Auswirkungen auf das Geschäftsleben, nicht zuletzt auf die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen aufbewahren. Dieser Artikel beleuchtet die rechtlichen Anforderungen in der Schweiz bezüglich der Aufbewahrungspflicht von Buchhaltungsunterlagen und hebt die Unterschiede zwischen verschiedenen Arten von Unterlagen hervor.
Rechtlicher Rahmen
Die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen in der Schweiz, geregelt durch Art. 958f OR, ist ein zentrales Element der Geschäftstätigkeit. Eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht (nach Ablauf des Geschäftsjahres) für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Integrität finanzieller Aufzeichnungen. Dies ist entscheidend für steuerrechtliche Prüfungen, rechtliche Auseinandersetzungen und die Unternehmensverwaltung, unterstreicht die Notwendigkeit sorgfältiger und akkurater Finanzaufzeichnungen.
Unterscheidung der Aufbewahrungspflicht
Gesetzliche Vorgaben in der Schweiz differenzieren zwischen der Aufbewahrung für Geschäfts- und Revisionsberichte auf Papier und die flexiblere Handhabung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen.
Gemäss Art. 958f Abs. 2 OR müssen Geschäfts- und Revisionsberichte schriftlich und von verantwortlichen Personenunterschrieben aufbewahrt werden.
Gemäss Art. 958f Abs. 3 OR dürfen Geschäftsbücher und die Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden.
Digitale Aufbewahrung
Die digitale Aufbewahrung von Geschäftsbüchern hat jedoch gewisse Anforderungen. Gemäss Art. 3 GeBüV muss sichergestellt werden, dass keine Änderung möglich ist, ohne dass diese sich nachweisen lässt. Eine Rechnung lediglich als Word Dokument abzulegen, reicht somit nicht.
Informationsträger
Gemäss Gesetz sind zur Aufbewahrung folgende unveränderbare und veränderbare Informationsträger:
Unveränderbare Informationsträger: Diese beinhalten Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger
Veränderbare Informationsträger: Informationsträger gelten als veränderbar und somit unzulässig, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist.
Die Informationsträger sind trotzdem zulässig, wenn folgende Punkte zutreffen:
1. Technische Verfahren, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten
2. Der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist, zum Beispiel anhand eines Zeitstempels
3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden
4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden
Fazit
Abschliessend kann festgehalten werden, dass auch die Archivierung der Buchhaltungsunterlagen von der Digitalisierung betroffen ist.
Geschäfts- und Revisionsberichte müssen nach wie vor schriftlich archiviert werden. Geschäftsbücher und Belege sind zwar elektronisch möglich, wir empfehlen jedoch dies mit einem digitalen Partner zu besprechen, um die gesetzlichen Anforderungen zu wahren.
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