Ob Klempner, Buchhalter oder Fotograf: Wer Dienstleistungen erbringt, muss meist auch Offerten erstellen. Potenzielle Kunden wollen vor allem wissen, was ein Service kostet. Eine gute Offerte zeigt aber nicht nur den Preis, sondern beantwortet alle offenen Fragen des Kunden.
Anders als Verträge oder Rechnungen werden Offerten bereits vor Geschäftsabschluss ausgefertigt, denn Zweck einer Offerte ist es, einen potenziellen Kunden von einer Dienstleistung zu überzeugen. Die Offerte sollte deshalb alle relevanten Informationen enthalten, um allfällige Unklarheiten zu beseitigen.
Komponenten einer informativen Offerte
Für die Erstellung von Offerten gibt es keine klaren Regeln. Grundsätzlich steht es damit jedem Unternehmen frei zu entscheiden, was in einer Offerte steht. Eine gute Offerte enthält jedoch zwangsläufig jene Informationen, die für den potenziellen Kunden zentral sind. Bevor Sie eine Offerte erstellen, sollten Sie sich deshalb in den Interessenten hineinversetzen und sich überlegen, was dieser wissen will. In der Regel enthält eine Offerte Informationen zum Unternehmen, der Dienstleistung und dem Preis.
Das Unternehmen
Aus der Offerte sollte hervorgehen, wer Sie sind. Neben dem Firmennamen und Firmenlogo sollte die Offerte auch zeigen, weshalb ein Kunde gerade ihr Unternehmen beauftragen sollte. Heben Sie sich von ihren Konkurrenten ab, indem Sie Qualifikationen, Unterscheidungsmerkmale und Referenzen offenlegen. Um die Offerte nicht zu überlasten, empfiehlt es sich, diese Informationen nicht direkt abzudrucken, sondern lediglich aufzuzeigen, wo sich der Kunde darüber informieren kann. Am einfachsten geht dies, indem auf die Unternehmenswebseite verwiesen wird.
Die Dienstleistung
Neben Auskünften zu Ihrem Unternehmen sollte die Offerte auch Informationen zu den angebotenen Dienstleistungen enthalten. Neben der Grundleistung sollten auch allfällige Zusatzoptionen in der Offerte aufgeführt sein, die den Kunden interessieren könnten. Achten Sie darauf, alles Relevante abzudrucken, ohne sich in unwichtigen Details zu verlieren.
Der Preis
Für den Kunden ist es von zentraler Bedeutung, wie viel Ihre Dienstleistung kosten wird. Aus der Offerte sollte deshalb auch der Preis für sämtliche Services transparent hervorgehen. Ob Sie die Preise direkt neben die einzelnen Leistungen setzen oder separat abdrucken: für den Kunden müssen die Kosten sofort klar sein. Neben dem Grundpreis sollten deshalb auch allfällige Rabatte oder Spezialangebote aufgezeigt werden. Sind die Kosten für bestimmte Services nicht selbsterklärend, empfiehlt es sich ausserdem, diese zusätzlich zu erläutern.
Kundenorientierte Offerte als Erfolgsgarant
Die Offerte kann neben den zentralen Komponenten Unternehmen, Dienstleistung und Preis auch weitergehende Informationen enthalten. Zu den praxisüblichen Inhalten gehören etwa die Gültigkeitsdauer der Offerte, die Abschlussbedingungen und die Kontaktdaten.
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