Geschäftsfälle verändern die Aktiven und Passiven eines Unternehmens auf unterschiedliche Weise. Um die verschiedenen Geschäftsfälle übersichtlich darzustellen werden sie in Konten eingetragen. Diese werden grundsätzlich in Aktiv- und Passivkonten eingeteilt.
Die Bilanz gibt eine Übersicht über die Vermögenswerte und die Schulden eines Unternehmens. Dazu ist die Bilanz in eine Aktiv- und eine Passivseite aufgeteilt (vgl. Blogbeitrag). Geschäftsfälle verändern nun laufend die Aktiven und Passiven des Unternehmens. Um nicht bei jedem Geschäftsfall eine neue Bilanz zu erstellen, werden gleiche Vorgänge in einem Bilanzposten zusammengefasst. Für jeden Bilanzposten führt man in der Praxis ein Konto, in welchem die Zu- und Abnahmen, die durch die Geschäftsfälle entstehen, festgehalten werden.Die Verbuchung von Zu- und Abnahmen folgt gewissen Regeln, die davon abhängen ob sich das Konto auf der Aktivseite der Bilanz (Aktivkonto) oder auf der Passivseite (Passivkonto) befindet.
Anfangs- und SchlussbestandDie Anfangsbestände stammen aus der Eröffnungsbilanz, mit welcher eine neue Rechnungsperiode eröffnet wird. Das neue Geschäftsjahr beginnt bei den meisten Unternehmen jeweils am 1. Januar. Die Schlussbestände ergeben sich aus der Differenz der einzelnen Konten. Sie müssen die Soll und die Haben Seite ausgleichen und werden in die Schlussbilanz übertragen.Die Schlussbilanz gleicht einer Momentaufnahme der gesamten Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens. Sie wird meist auf das Ende eines Geschäftsjahres erstellt (31. Dezember), kann aber auch als Zwischenbilanz unter dem Jahr erstellt werden.Aus der Grafik ergibt sich die Spiegelbildlichkeit der Buchungsregeln für Aktiv- und Passivkonten. Es gilt zu beachten, dass jeder Geschäftsfall eine Soll- und eine Habenbuchung bewirkt. Aus diesem Grund entspricht auch die Summe der Solleintragungen der Summe der Habeneintragungen.Typische Aktivkonten sind bspw. Kasse, Bank, Post, Mobilien, Debitoren oder Fahrzeuge. Dagegen sind Darlehen, Kreditoren oder Eigenkapital klassische Passivkonten.BuchungssätzeIm System der doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsfall im Unternehmen in zwei unterschiedlichen Konten verbucht. Um bei vielen Geschäftsfällen den Überblick zu behalten, werden die einzelnen Geschäftsfälle in verkürzter Form und in zeitlicher Reihenfolge im Journal mit einem Buchungssatz festgehalten. Der Buchungssatz ist die Anleitung, welche zwei Konten durch den Geschäftsfall belastet werden. Dabei wird zuerst das Konto aufgeführt, in das die Solleintragung erfolgt. Danach folgt das Konto, bei dem der Betrag auf der Habenseite eingetragen wird.Zahlt also bspw. ein Kunde seine Rechnung über das Internet auf das Bankkonto des Unternehmens ein, so führt dieser Geschäftsfall zu folgendem Buchungssatz (der Schrägstrich steht dabei für «an»:Bank / Debitor CHF 350.- (Betrag)
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