Kleinere Unternehmen bedienen sich im Kreditverkehr mit ihren Kunden und Lieferanten häufig dem System der Offenposten-Buchhaltung, d.h. es werden für diese Geschäftspartner keine persönlichen Debitoren- oder Kreditoreneinzelkonten geführt.
Sowohl für den Kunden als auch den Lieferanten werden anstelle von Debitoren- und Kreditoreneinzelkonten je zwei Ordner geführt.
1. Ordner für offene Rechnungen
Im ersten Ordner werden alle unbezahlten Kunden- und Lieferantenrechnungen abgelegt. Ein- und Ausgangsfakturen werden nur im Ordner abgelegt, d.h. nicht verbucht. Gutschriften für Rücksendungen, Rabatte und Skonti werden auf den Rechnungen in Abzug gebracht. Bei Zahlung des Kunden oder Lieferanten wird die entsprechende Rechnung aus dem Ordner genommen, als bezahlt gekennzeichnet und in den Ordner für bezahlte Rechnungen abgelegt (vgl. unten 2.). Das Debitoren- und das Kreditorenkonto sind dabei ruhende Konten, d.h. es wird bis zum Jahresabschluss nichts über diese Konten verbucht. Im Rahmen der Inventur am Jahresende werden die offenen Rechnungen addiert, woraus die Bestände Debitoren und Kreditoren für die Schlussbilanz resultieren. Bestandesänderungen bei den offenen Rechnungen im Vergleich zum Jahresanfang müssen folgendermassen verbucht werden:
- Bestandeszunahme: Debitoren/Warenertrag bzw. Warenaufwand/Kreditoren
- Bestandesabnahme: Warenertrag/Debitoren bzw. Kreditoren/Warenaufwand
2. Ordner für bezahlte Rechnungen
Die bezahlten Rechnungen werden in diesem Ordner abgelegt. Der Verkauf oder Einkauf wird bei der Zahlung wie ein Bargeschäft verbucht:
- Wareneinkauf: Warenaufwand/Liquide Mittel
- Warenverkauf: Liquide Mittel/Warenertrag
Anmerkung
Normalerweise wird das System der Offenposten-Buchhaltung von Kleinunternehmen gewählt, die den Wareneinkauf als Warenaufwand verbuchen. Der Warenvorrat wird dabei als ruhendes Konto geführt (vgl. Blog-Eintrag). Die Ausführungen in diesem Blog-Eintrag gehen von der Annahme aus, dass die Wareneinkäufe als Warenaufwand verbucht werden.
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