Schweizer Unternehmen sind unabhängig von ihrer Branchenzugehörigkeit oder Unternehmensgrösse verpflichtet, Geschäftsunterlagen während einer bestimmten Dauer aufzubewahren. Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht kann strafrechtlich geahndet werden.
Geschäftsunterlagen aufbewahren
Das Schweizer Recht verpflichtet Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen während einer bestimmten Dauer aufzubewahren. Die wichtigsten Rechtsquellen hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht sind das Obligationenrecht (OR), die Steuergesetze (DBG, StHG und MWSTG), die Geschäftsbücherverordnung (GebüV) und das Strafgesetzbuch (StGB).
Handelsrechtliche Aufbewahrungsvorschriften
Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ergibt sich grundsätzlich aus den Bestimmungen des Obligationenrechts. Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren (Abs. 1). Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres zu laufen. Während Geschäfts- und Revisionsberichte schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind (Abs. 2), können Geschäftsbücher und Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Abs. 3). Ebenfalls während zehn Jahren aufbewahrt werden müssen ferner die Belege, die einer Eintragung in das Aktienbuch oder das Verzeichnis der Inhaberaktionäre zugrunde liegen (Art. 686 Abs. 5 bzw. Art. 697l OR). Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des Obligationenrechts werden in der Geschäftsbücherverordnung weiter konkretisiert.
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
Neben dem Obligationenrecht enthalten auch die Steuergesetze Aufbewahrungsvorschriften. Natürliche Personen mit Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen sind verpflichtet, Geschäftsbücher und Jahresrechnungen bzw. Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben bei vereinfachter Buchführung während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 126 Abs. 3 DBG i.V.m. Art. 42 Abs. 4 StHG). Weitere Aufbewahrungsverpflichtungen finden sich zudem im Mehrwertsteuerrecht. Mehrwertsteuerpflichtige Personen haben ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen bis zum eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung aufzubewahren, soweit Art. 958f OR nicht etwas anderes vorsieht (Art. 70 Abs. 2 MWSTG). Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden, sind während zwanzig Jahren aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG).
Konsequenzen einer Pflichtverletzung
Die Verletzung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist Gegenstand zweier Strafbestimmungen. Wer vorsätzlich oder fahrlässig seiner gesetzlichen Pflicht, Geschäftsbücher, Geschäftsbriete und Geschäftstelegramme aufzubewahren, nicht nachkommt, wird mit Busse bestraft (Art. 325 StGB). Im Fall, dass gegen die betroffene Person bereits der Konkurs eröffnet oder in anderer Weise ein Verlustschein gegen sie ausgestellt worden ist, wird ein Verstoss gegen die Aufbewahrungspflicht mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bestraft (Art. 166 StGB).
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