In Zeiten von Homeoffice und virtuellen Meetings sowie auch mit dem Gedanken Papiereinzusparen und unsere Umwelt zu schonen, sollte die Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen in digitaler Form eigentlich keine Frage mehr sein. Das Obligationenrecht (OR) sowie die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erlauben zwar bereits seit einiger Zeit die digitale Aufbewahrung von Dokumenten in der Schweiz, dennoch sind dabei einige Punkte zu beachten.
Neben den allgemeinen Grundsätzen zur ordnungsgemässen Buchführung wie zum Beispiel Nachweis einzelner Buchungsvorgängen, Übersichtlichkeit, Zweckmässigkeit oder Nachprüfbarkeit sind bei einer elektronischen Belegablage weitere Grundsätze zu beachten. Relevant sind dabei die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung.
Zum einen muss die Integrität gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass die Echtheit und Unverfälschbarkeit der Dokumente sichergestellt werden muss. Die Unterlagenmüssen so abgespeichert werden, dass diese nicht verändert werden können oder Veränderungen feststellbar und dokumentiert sind. Wir empfehlen hierzu die Verwendung einer Software, welche die Revisionssicherheit garantiert. Momentanliegt dem Bundesrat eine Motion vor, welche die Digitalisierung der Buchführung und insbesondere die digitale Aufbewahrung von Belegen in Zukunft deutlicherleichtern soll.
Weiter muss die Verfügbarkeit gegeben sein. Geschäftsbücher müssen innerhalb einer nützlichen Frist zur Einsicht und Prüfung bereitgestellt werden können und ohne zusätzlich Hilfsmittel lesbar sein.
Innerhalb einer Organisation sollte zudem klar geregelt und dokumentiert sein, wer für die Archivierung von Informationen die Verantwortung trägt. Die Informationsträgersind regelmässig auf Unversehrtheit und Lesbarkeit zu prüfen.
Weiterführende Anforderungen gibt es unter anderem beim Geschäftsbericht oder dem Revisionsbericht. Damit eine elektronische Ablage in diesen Fällen ausreichend ist, ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Eine einfache Signatur aus einer PDF Software ist nicht ausreichen. Falls die qualifizierte Signatur nicht gegeben ist, muss weiterhin ein handschriftlich unterzeichnetes Exemplar aufbewahrt werden.
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