Das Thema Spesen verursacht immer wieder Diskussionsmaterialzwischen Steuerverwaltung und Unternehmen. Diverse Spesenausgaben haben geschäftliche sowie private Eigenschaften, weshalb oftmals Fragzeichen um die Abgrenzung dieser Kosten entstehen. In solchen Situationen kann ein genehmigtes Spesenreglement helfen.
Die Erstellung eines Spesenreglement schafft Klarheit und vermindert den Aufwand bei Spesenabrechnungen. Ein Spesenreglement definiert zum einen, welche Kosten wie gehandhabt werden, aber auch welche Speseneffektiv oder pauschal vergütet werden. Durch die Implementierung eines Spesenreglements wird zusätzlich sichergestellt, dass jegliche Spesen der aller Arbeitnehmenden einheitlich geregelt sind.
Die gängigsten Kosten betreffen Unkosten für Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder den Gebrauch vom Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten. Auch Mittagessen oder Repräsentationskosten werden oftmals innerhalb des Spesenreglements festgehalten. Ähnlich verhält es sich mit geschäftlich und privat genutzter Kleidung oder Geräte.
Wichtig zu beachten; das Spesenreglement muss beim kantonalen Steueramt genehmigt werden. Da Spesen nicht steuerbares Einkommen darstellen, wird genau darauf geachtet, um versteckte Lohnzahlungen zu vermeiden. Deshalb müssen Spesen auf dem Lohnausweis immer abgegrenzt werden.
Vorlagen für Spesenreglemente können bei der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung bezogen werden.
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