A l'heure du télétravail et des réunions virtuelles, ainsi que dans le but d'économiser du papier pour préserver notre environnement, la conservation des documents comptables sous forme numérique ne devrait plus être une question. Le Code des obligations(CO) et l'Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) autorisent, certes, depuis un certain temps déjà la conservation numérique des documents en Suisse, mais il convient néanmoins de respecter certains points.
Le principe de régularité de la comptabilité comprend, par exemple, la justification de chaque enregistrement par une pièce comptable, la clarté ou encore la traçabilité des enregistrements comptables. Lorsque des documents comptables sont stockés électroniquement, d’autres principes doivent également être respectés. Il s’agit notamment des principes de traitement régulier des données.
Le traitement des données doit être conforme au principe de régularité
Tout d'abord, l'intégrité des données doit être garantie. Cela signifie que l’authenticité des documents ainsi que le fait qu’ils soit infalsifiables doivent être garantis. Les documents doivent être sauvegardés de manière à ce qu'ils ne puissent pas être modifiés ou alors que les éventuels changements puissent être constatés et documentés. À cet effet, il est recommandé d’utiliser un logiciel qui garantit la sécurité de la révision. Le Conseil fédéral est actuellement saisi d'une motion visant à faciliter la numérisation de la comptabilité et, en particulier, la conservation numérique des pièces justificatives.
Conservation conforme au principe de régularité
Le principe de disponibilité doit également être assuré. Les livres comptables doivent pouvoir être mis à disposition dans un délai raisonnable pour être consultés et vérifiés et être lisibles sans outils supplémentaires. En pratique, c’est-à-dire au sein d'une organisation, la question de savoir qui est responsable de l'archivage des informations doit être clairement réglée et documentée. En effet, l'intégrité et la lisibilité des supports d'information doivent être régulièrement contrôlées.
D’autres dispositions pour le rapport de gestion et le rapport de révision
D'autres exigences existent notamment pour le rapport de gestion ou le rapport de révision. Pour qu'un archivage électronique soit suffisant dans ces cas, une signature électronique qualifiée est nécessaire. Une simple signature à partir d'un logiciel PDF n'est donc pas suffisante. Si la signature qualifiée n'est pas donnée, il faut continuer à conserver un exemplaire signé à la main.
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