Quels que soient leur taille et le secteur auxquelles elles appartiennent, les entreprises suisses sont tenues de conserver leurs documents commerciaux pendant un certain temps. Une violation de l’obligation de conservation des documents peut être sanctionnée au niveau du droit pénal.
Le droit suisse impose aux entreprises de conserver leurs documents commerciaux pendant une certaine durée. Les principales sources juridiques qui concernent l’obligation de conserver les documents commerciaux sont le Code des obligations (CO), les lois fiscales (LIFD, LHID, LTVA), l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de compte (Olico) et le code pénal (CP).
Réglementations commerciales relatives à la conservation des documents commerciaux
L’obligation de conserver les documents commerciaux repose sur les dispositions du Code des obligations (CO). Selon l’art. 958f. CO, les livres et les pièces comptables, ainsi que les rapports de gestion et de révision sont à conserver pendant dix ans (al. 1). Cette période débute à la fin de l’année courante. Bien que les rapports de gestion et de révision doivent être imprimés et signés (al. 2), les livres et pièces comptablespeuvent être conservés sur un support papier, sur un support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toute circonstance (al. 3). De plus, les documents sur lesquels se fonde une inscription au registre des actions ou la liste des actionnaires au porteur doivent également être conservés pendant dix ans (art. 686 al. 5 et art. 697I CO). Les obligations de conservation du CO en matière de réglementations commerciales sont précisées dans l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes.
Obligations de conservation en vertu du droit fiscal
En plus du Code des obligations, les lois fiscales imposent également des obligations de conservation. Les personnes physiques exerçant une activité indépendante et les personnes morales sont tenues de conserver les comptes annuels signés (bilan, compte de résultat) ou relevés des recettes et des dépenses pendant dix ans (art. 126, al. 3 LIFD en liaison avec art. 42, al. 4 LHID).D’autres obligations de conservation peuvent également être trouvées dans la loi fédérale sur la TVA. Sauf disposition contraire de l’art. 958 s. CO, les personnes assujetties à la TVA doivent conserver leurs livres de comptes, pièces justificatives, papiers d’affaires et autres documents pertinents jusqu’à l’expiration de la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70, al. 2 LTVA). Les documents commerciaux nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du montant du dégrèvement ultérieur de l’impôt sur les biens immobiliers doivent être conservés pendant vingt ans (art. 70, al. 3 LTVA).
Conséquences d’une violation de l’obligation de conservation
La violation de l’obligation de conservation des documents commerciaux fait l’objet de deux dispositions pénales. Celui qui, intentionnellement ou par négligence, ne s’acquitte pas de son obligation légale de tenir une comptabilité régulière, de conserver ses livres, lettres et télégrammes d’affaires est passible d’une amende (art. 325 CP).Si une procédure de faillite a déjà été ouverte à l’encontre de la personne concernée ou si un acte de défaut de biens lui a été adressé d’une autre manière, la violation de l’obligation de conservation est alors punie d’une peine privative de liberté de trois ans au plus ou d’une amende (art. 166 CP).
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