La transformation numérique a un impact profond sur la vie des entreprises, notamment sur la manière dont elles conservent leurs documents comptables. Cet article met en lumière les exigences légales en Suisse en matière d'obligation de conservation des documents comptables et souligne les différences entre les différents types de documents.
Cadre juridique
La conservation des documents comptables en Suisse, régie par l'article 958f CO, est un élément central de l'activité commerciale. Une obligation de conservation de dix ans (après la fin de l'exercice) des livres comptables, des pièces comptables, des rapports de gestion et des rapports de révision garantit la traçabilité et l'intégrité des enregistrements financiers. Cela est essentiel pour les contrôles fiscaux, les litiges juridiques et la gestion de l'entreprise, et souligne la nécessité de conserver des dossiers financiers précis et exacts.
Distinction entre les obligations de conservation
En Suisse, les dispositions légales font une distinction entre la conservation des rapports de gestion et de révision sur papier et le traitement plus souple des livres comptables et des pièces comptables.
Selon l'art. 958f al. 2 CO, les rapports de gestion et de révision doivent être conservés par écrit et signés par les personnes responsables.
Selon l'art. 958f al. 3 CO, les livres comptables et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou d'une manière comparable.
Conservation numérique
La conservation numérique des livres de comptes comporte toutefois certaines exigences. Selon l'art. 3 Olico, il faut s'assurer qu'aucune modification ne soit possible sans qu'il soit possible de la prouver. Il ne suffit donc pas de stocker une facture sous forme de document Word.
Supports d'information
Conformément à la loi, les supports d'information inaltérables et modifiables suivants doivent être conservés :
Supports d'informations inaltérables : il s'agit du papier, des supports d'images et des supports de données inaltérables.
Supports d'information modifiables : les supports d'information sont considérés comme modifiables et donc non autorisés si les informations qu'ils contiennent peuvent être modifiées ou effacées sans que la modification ou l'effacement puisse être prouvé sur le support de données.
Les supports d'information sont néanmoins admissibles si les points suivants s'appliquent :
1. les procédures techniques qui garantissent l'intégrité des informations stockées
2. le moment de l'enregistrement des informations peut être prouvé de manière infalsifiable, par exemple au moyen d'un horodatage
3. les autres dispositions relatives à l'utilisation des procédés techniques en question, en vigueur au moment du stockage, sont respectées.
4. les processus et procédures relatifs à leur utilisation sont définis et documentés, et les informations auxiliaires correspondantes (telles que les protocoles et les fichiers journaux) sont également conservées.
Conclusion
En conclusion, on peut dire que l'archivage des documents comptables est également concerné par la numérisation.
Les rapports de gestion et de révision doivent toujours être archivés par écrit. Les livres de comptes et les pièces justificatives peuvent certes être numérisés, mais nous recommandons d'en discuter avec un partenaire numérique afin de respecter les exigences légales.
