Wie verrechnet man Spesen weiter? – Teil 3: Ziehe ich die von mir bezahlte MWST ab?

Sollen Spesen wie Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung dem Kunden weiterverrechnet werden, gilt es einige Punkte zu beachten. Im letzten Beitrag haben wir Ihnen erklärt, welchen Mehrwertsteuersatz Sie bei der Weiterverrechnung der Kosten an Ihre Kunden aufschlagen müssen. Heute zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Sie bezüglich der von Ihnen bezahlten Mehrwertsteuer haben.

Wie wir im letzten Beitrag erklärt haben, werden Spesen mit dem für die jeweilige Leistung geltenden Mehrwertsteuersatz weiterverrechnet. In den allermeisten Fällen sind dies 7.7 %. Doch wie verhält es sich mit dem Mehrwertsteueranteil in Ihren Auslagen, der bereits von Ihnen bezahlt wurde? Schlagen Sie bei der Weiterverrechnung Ihre Mehrwertsteuer auf den Nettobetrag (ohne die von Ihnen bezahlte MWST) oder auf den Bruttobetrag (inkl. die von Ihnen bezahlte MWST) auf? Welche Variante Sie wählen ist Ihnen überlassen, jedoch sollte dies vorher mit dem Kunden vereinbart werden, um Missverständnisse zu verhindern.

Beide Varianten haben jedoch Vor- und Nachteile. Wenn Sie Ihrem Kunden den Nettobetrag weiterverrechnen, hat dieser im Endeffekt weniger zu bezahlen. Allerdings handelt es sich dann für Sie um ein Nullsummenspiel, da Sie für den administrativen Aufwand, der im Zusammenhang mit den Spesen entsteht (Hotel suchen, Flug buchen, Spesenweiterverrechnung, etc.) keinen finanziellen Vorteil haben. Wenn Sie den Bruttobetrag (also inkl. der von Ihnen bezahlten MWST) weiterverrechnen, kostet dies Ihren Kunden zwar mehr, allerdings bleibt Ihnen der Betrag in der Höhe der von Ihnen bezahlten MWST sozusagen als Entlöhnung für Ihren Aufwand im Zusammenhang mit den Spesen. Was ebenfalls nicht vergessen werden darf, ist das Instrument des Vorsteuerabzugs. Durch diesen können Sie und Ihr Kunde in der Regel die bezahlte MWST von Ihren Kosten abziehen.

Ein Beispiel für beide Varianten: Ein Berater reist mit dem Zug für einen Tag von Zürich nach Genf und kehrt am Abend nach Hause zurück. Er bezahlt für den Zug 88.00 Fr. inkl. 7.7 % MWST (81.70 Fr. netto + 6.30 Fr. MWST).

Weiterverrechnung des Nettobetrags:

81.70 Fr. + 6.30 Fr. (7.7 % MWST auf 81.70 Fr. = Aufschlag des Beraters) = 88.00 Fr. inkl. 7.7 % MWST

Weiterverrechnung des Bruttobetrags:

88.00 Fr. + 6.80 Fr. (7.7 % MWST auf 88.00 Fr. = Aufschlag des Beraters) = 94.80 Fr. inkl. 7.7 % MWST

Bei der Variante mit Nettobetrag bezahlt der Kunde total 88.00 Fr., davon 6.30 Fr. Mehrwertsteuer, die ihm vom Berater aufgeschlagen werden. Der Berater bezahlt 6.30 Fr. an Mehrwertsteuer für den Zug und schuldet dem Staat ebenfalls 6.30 Fr., da sein Kunde ihm 6.30 Fr. Mehrwertsteuer bezahlt hat.

Wird der Bruttobetrag als Kostenbasis gewählt, bezahlt der Kunde total 94.80 Fr., davon 6.80 Fr. Mehrwertsteuer, die ihm vom Berater aufgeschlagen werden. Der Berater bezahlt ebenfalls 6.30 Fr. Mehrwertsteuer für den Zug, schuldet dem Staat aber 6.80 Fr., da sein Kunde ihm 6.80 Fr. Mehrwertsteuer bezahlt hat. Der Kunde bezahlt bei der Variante mit Bruttobetrag also 6.80 Fr. mehr.

Nun ergänzen wir die Rechnung durch den Vorsteuerabzug: Die 6.30 Fr. (7.7 % MWST für den Zug) kann der Berater als Vorsteuerabzug in beiden Varianten geltend machen und damit von seinen Kosten abziehen. Der Kunde kann auch die von ihm bezahlte an den Berater bezahlte MWST als Vorsteuer abziehen. Bei der Variante mit Nettobetrag sind dies 6.30 Fr. und beim Bruttobetrag sind es 6.80 Fr. Damit sieht die Gesamtrechnung so aus:

Weiterverrechnung des Nettobetrags:

Ertrag des Beraters: – 88.00 Fr. (Zug inkl. MWST) + 88.00 Fr. (Rechnung an Kunden inkl. MWST) – 6.30 Fr. (erhaltene MWST vom Kunden) + 6.30 Fr. (MWST für Zug als Vorsteuerabzug) = 0.00 Fr.

Kosten des Kunden: – 88.00 Fr. (Rechnung des Beraters inkl. MWST) + 6.30 Fr. (MWST für Berater als Vorsteuerabzug) = 81.70 Fr.

Weiterverrechnung des Bruttobetrags:

Ertrag des Beraters: – 88.00 Fr. (Zug inkl. MWST) + 94.80 Fr. (Rechnung an Kunden inkl. MWST) – 6.80 Fr. (erhaltene MWST vom Kunden) + 6.30 Fr. (MWST für Zug als Vorsteuerabzug) = 6.30 Fr.

Kosten des Kunden: – 94.80 Fr. (Rechnung des Beraters inkl. MWST) + 6.80 Fr. (MWST für Berater als Vorsteuerabzug) = 88.00 Fr.

Es wird klar, dass bei der Anwendung des Nettobetrags als Kostenbasis der Berater keine Marge für seinen administrativen Aufwand im Zusammenhang mit den Spesen hat. Im Gegenzug dazu bezahlt der Kunde weniger. Wird der Bruttobetrag als Kostenbasis genutzt, erhält der Berater den von ihm bezahlten Mehrwertsteuerbetrag für seinen Aufwand.

Im letzten Beitrag unserer Beitragsserie «Wie verrechnet man Spesen weiter?» erklären wir Ihnen eine andere Möglichkeit, um Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung vom Kunden bezahlen zu lassen.

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