Wie verrechnet man Spesen weiter? – Teil 4: Durchlaufende Posten

Sollen Spesen wie Kosten für Reise, Übernachtung oder Verpflegung dem Kunden weiterverrechnet werden, gilt es einige Punkte zu beachten. Letztes Mal haben wir aufgezeigt, ob Sie bei der Weiterverrechnung die von Ihnen bezahlte Mehrwertsteuer abziehen können und dürfen, und welche Vor- und Nachteile das hat. Heute zeigen wir Ihnen im letzten Teil der Serie die Möglichkeit der Spesenabwälzung mittels durchlaufender Posten.

In den letzten Beiträgen unserer Beitragsserie «Wie verrechnet man Spesen weiter?» behandelten wir Fragen zum Modell der Weiterverrechnung an den Kunden, bei welcher die Spesen als Bestandteil der eigenen Leistung verstanden werden. Sie fallen auf eigenen Namen und Rechnung an und werden danach dem Kunden inkl. der von Ihnen aufgeschlagenen Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt.

Eine andere Möglichkeit der Spesenabwälzung auf den Kunden ist die Methode der durchlaufenden Posten. Bei durchlaufenden Posten handelt es sich gem. Art. 24 Abs. 6 lit. b MWSTG um Beträge, welche Sie von Ihrem Kunden als Erstattung der in seinem Namen und für seine Rechnung getätigten Auslagen erhalten. Diese Auslagen müssen dazu jedoch unbedingt auf den Namen des Kunden ausgestellt sein und werden in einer separaten Rechnung gesondert ausgewiesen. Im besten Fall wird für die Abrechnung mittels durchlaufender Posten ein eigenes Konto eingerichtet.

Anders als bei der Methode der Weiterverrechnung wird bei durchlaufenden Posten keine Mehrwertsteuer aufgeschlagen. Durchlaufende Posten werden in ihrer Buchhaltung bei der Gewinnermittlung auch nicht als Betriebseinnahmen/Betriebsausgaben erfasst, weil sie wirtschaftlich nicht zu Änderungen des Betriebsvermögens führen. Damit werden diese Spesen bei Ihnen nicht als Aufwand und die Rückvergütung nicht als Ertrag verbucht. In der Buchhaltung des Kunden werden diese Ausgaben hingegen verbucht, weshalb es wichtig ist, dass sämtliche Rechnungen und Quittungen dem Kunden weitergeleitet werden. Bekannte Beispiele für durchlaufende Posten sind Leistungen von externen Dienstleistern, öffentliche Gebühren, Gerichtsgebühren oder Zollgebühren (etwa als Auslagen eines Spediteurs).

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