Wenn Kunden ihre offenen Rechnungen nicht rechtzeitig begleichen bedeutet das für die betroffenen Unternehmen Stress, administrativen Mehraufwand und finanzielle Verluste. Vielfach reicht es zwar schon eine Zahlungserinnerung zu senden, unter Umständen muss aber auch eine Betreibung eingeleitet werden.
Pünktliche Zahlungseingänge sind besonders für kleine Unternehmen überlebenswichtig. Werden Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt, ist nicht nur Stress, sondern auch buchhalterischer Mehraufwand die Folge. Es lohnt sich daher Zahlungsausfällen durch eine vorausschauende Planung vorzubeugen. Doch was, wenn alle Voraussicht nichts geholfen hat und ein Kunde trotzdem nicht zahlt? – So können Sie vorgehen.
Zahlungserinnerung
In der Regel beinhalten Rechnungen von Schweizer Unternehmen eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Begleicht ein Kunde nach Ablauf dieser Frist die offene Forderung nicht, sollten Sie als erstes eine Zahlungserinnerung versenden. Dabei handelt es sich um eine freundliche Form der Mahnung. Die Zahlungserinnerung dient dazu den Kunden auf höfliche Weise zur Begleichung der Rechnung aufzufordern, schliesslich kann es tatsächlich passieren, dass eine Rechnung einfach vergessen geht. Durch eine verständnisvolle Zahlungserinnerung wird der Kunde nicht gleich vor den Kopf gestossen und es ist auch in der Zukunft weiterhin ein gutes Verhältnis zu erwarten. Zwar gibt es keine Formvorschriften für die Zahlungserinnerung, jedoch empfiehlt es sich diese aus Beweisgründen in schriftlicher Form auszustellen.
Mahnungen
Bezahlt eine Kunde eine ausstehende Forderung auch auf die Zahlungserinnerung hin nicht, werden üblicherweise eine 1. und 2. Mahnung versandt. Anders als die Zahlungserinnerung sind Mahnungen meist sachlicher ausgestaltet, denn sie sollen den Kunden mit Nachdruck zur Bezahlung der Rechnung auffordern. Während die Zahlungserinnerung einfach ein freundlicher Brief sein kann, muss die Mahnung die ausstehenden Forderungen auflisten oder es muss dem Schreiben eine Kopie der ursprünglichen Rechnung beigelegt werden. Die zweite Mahnung beinhaltet sodann den Hinweis auf die Einleitung einer Betreibung für den Fall, dass der Kunde den offenen Betrag nicht begleichen sollte. In der Praxis verlangen Unternehmer in Mahnungen häufig auch sogenannte Mahngebühren. Diese sind (obschon im Gesetz nicht explizit vorgesehen) zulässig, sofern sie im Vertrag oder den AGB definiert wurden. Es gilt allerdings den Grundsatz der Verhältnismässigkeit zu wahren. Eine Mahngebühr von CHF 50 für eine offene Rechnung von CHF 20 ist nicht angemessen.
Betreibung
Wird eine offene Rechnung auch auf mehrmalige Aufforderung hin nicht bezahlt, droht der Zahlungsausfall. Dem Unternehmer bleibt noch die Möglichkeit beim zuständigen Gericht eine Betreibung gegen den betreffenden Kunden einzuleiten. Ein derartiges Verfahren kann allerdings äussert zeitintensiv ausfallen. Das ist besonders dann der Fall, wenn der Kunde sich gegen die Betreibung zur Wehr setzt (Rechtsvorschlag). Wer sich diesen Aufwand sparen will, kann die offener Forderung auch durch ein Inkassobüro eintreiben lassen bzw. an dieses abtreten. Damit ist aber immer auch ein Verlust verbunden, es lohnt sich also vorauszuplanen.
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